Community Manager : comment s'organiser pour ses vacances

Que vous soyez Social Media Manager ou Community Manager, en freelance ou salarié.e en entreprise, prendre une ou plusieurs semaines de vacances peut vite relever du parcours du combattant en matière d’organisation. Tout simplement parce que les réseaux sociaux, eux, ne prennent JAMAIS de vacances.

Comment s’organiser astucieusement avant vos vacances et comment être efficace si, en tant que freelance, vous faites le choix de travailler un minimum pendant vos vacances ? Je partage tous mes conseils, testés et approuvés, pour vous faciliter la vie et profiter au maximum de vos congés ! Deux mots à garder en tête : organisation et optimisation !

Anticiper au maximum

La clef du succès, c’est bel et bien l’anticipation. A quelques semaines de vos vacances, commencez par vous poser les bonnes questions : quelle est la meilleure façon de vous organiser pendant vos congés ? Qu’est-ce que vous pouvez gérer en autonomie de votre côté ? Est-ce que vous devez demander un renfort ou vous pouvez gérer facilement sans (trop) empiéter sur vos vacances ? Plus vous avez du temps devant vous, plus vous pourrez mettre en place une solution efficace pour vous soulager de vos missions durant votre absence.

Choisir un back-up en interne

Si vous êtes salarié.e en entreprise, il est toujours plus facile de vous organiser en interne et respecter ainsi votre droit à la déconnexion. Vous pouvez peut-être choisir un backup, un renfort, parmi votre équipe. Une personne qui comprend les subtilités de votre travail et qui pourra prendre en charge les urgences durant vos congés. Par « urgences », j’entends tout ce que vous n’aurez pas pu anticiper avant de partir et qui ne peut pas attendre votre retour. En contrepartie, vous accepterez sans doute d’échanger les rôles et de faire son backup durant ses prochaines vacances.

Faire appel à un freelance

Si vous êtes indépendant ou qu’aucune personne de votre entreprise ne peut vous assister pendant vos vacances, vous pouvez vous tourner vers cette solution : faire appel à un.e Social Media & Community Manager freelance. Cette méthode a l’avantage de confier vos missions et/ou urgences à un.e professionnel.le du secteur qui pratique le même métier que vous, sans empiéter sur le temps de travail de vos collègues et sur vos vacances. Magique ✨ A vous de voir si vous souhaitez confier la création des contenus prévus durant vos vacances, ou juste la modération des messages, ou les deux, la gestion de vos partenariats, des concours… A vous de juger jusqu’où vous souhaitez déléguer.

Programmer le maximum de posts

Justement, parlons de la création des contenus ! Sur les semaines qui précèdent vos congés, je vous conseille de préparer vos posts habituels et de prendre de l’avance sur les publications destinées à être publiées durant vos vacances et à J+2/J+3 de votre retour.

Préparez vos textes, vos visuels et programmez tout ce qu’il est possible de planifier. En travaillant avec un planning d’animation, vous pourrez facilement voir votre avancée et prendre assez d’avance pour vous assurer des vacances et une rentrée en toute tranquillité.

De nombreux outils vous permettent de programmer vos posts. Je pense notamment au Creator Studio pour vos publications Facebook et Instagram, et Buffer ou Hootsuite pour Twitter et Linkedin. Il est également possible de programmer vos stories avec une application comme Storrito, avec une limite de 10 stories/mois en version gratuite et 100 stories pour la formule à 15€.

L’objectif, vous l’aurez compris, est de programmer un maximum pour vous soulager et que vos réseaux sociaux vivent leur vie, pendant que vous profitez de la vôtre.

Faire un point avant votre départ

Ce conseil est à appliquer dans tous les cas. Que vous choisissiez un backup en interne, un.e freelance ou de gérer tout.e seul.e. Quelques jours avant votre départ, faites un point sur tous les sujets en cours. Il vous permettra d’avoir de la visibilité sur les tâches à finir absolument avant vos vacances, et celles qui vont tomber pendant votre absence.

Vous allez ensuite pouvoir briefer votre backup et/ou le freelance désigné, pour qu’il sache précisément ce qu’il l’attend et ce qu’il doit faire pendant les prochaines semaines. Soyez clair.e sur vos attentes et précis.e sur les missions déléguées, puisque ce n’est pas évident de prendre les rênes d’un poste qui n’est pas le sien.

Prévenir ses interlocuteurs

Une évidence, mais il est bon de le rappeler – surtout pour les freelances ! Ne culpabilisez pas, vous avez tout à fait le droit de prendre des vacances. Faites preuve de bon sens et prévenez vos clients de votre absence. Précisez si vous déconnectez vraiment (sauf urgence ABSOLUE) ou si vous restez joignable. Le tout, c’est d’être transparent et de les préparer en amont pour anticiper éventuellement les demandes qui seraient tombées durant vos congés.

Mettre en place une routine

Si vous avez fait le choix de tout gérer seul.e depuis votre lieu de vacances, mettez en place une routine qui vous fera gagner du temps. Si la majorité de vos contenus sont programmés (bravo 💪), c’est surtout les mails, la modération des commentaires et des messages privés qui seront le plus chronophage.

Je vous conseille de vous bloquer un moment dans la journée, le matin par exemple, avant de commencer votre journée, pour jeter un oeil à ce qu’il s’est passé en 24 heures et répondre aux personnes qui attendent votre retour. En 30 minutes, pas plus, on peut se révéler très productif, promis ! Bien sûr, avant de partir, on s’assure d’avoir une connexion Wi-Fi ou 4G dans son lieu de villégiature.

Profiter !

Eh oui, n’oubliez pas de profiter et de déconnecter le reste de la journée. Vous êtes en vacances pour vous reposer. Tout ce passera bien et vous pourriez même y prendre goût ✌️

Vous avez besoin d’un backup ou d’un renfort pendant vos vacances ? Vous pouvez me contacter et déléguer vos missions Social Media le temps d’une semaine, ou deux, ou plus. Je veille sur vos réseaux sociaux avec assiduité et vous assure des congés en toute sérénité !

Elise Fauvel, Social Media Manager & Community Manager freelance à Lille.

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